學校開學使得工作夥伴減少、網路募資失敗失去集資的目標,我們必須訂定新的集資目標,並以此重新整理組織結構。
先前在網路募資期間也有許多新的夥伴加入,如果單純算人數的話,加上劇組人員,全部大約有50人左右,聽起來好像很多,但其實我們這群人一直從計畫開始到結束都還沒有全部人聚在一起過一次,因為我們都散布在台灣各地。由於計畫時程已經和當初跟大家說明的不同,我們必須重新調查每個人的參與意願和可協助程度,甚至將部分的幽靈人口從成員名單中剔除。雖然當初在招募幕後成員時,我們都有先告知這個計畫的困難度讓大家決定是否加入,但還是有在工作途中失聯或是交出一個進度後就消失的情況發生,我們也有在檢討為何我們無法留下他們繼續一起工作的原因,可能是地區距離太遠而沒有參與感、又或是工作量太大使得他們無法負荷、又或是我們主要成員在溝通上缺乏技巧而無法使其信任,藉由檢討去調整之後的工作模式,希望可以留下更多夥伴一起前進。 時間過了一個暑假,我們的人員佈局也因此必須重新調整。先前由於是暑假的緣故,在高雄我們有較多人力可以執行一些需要實際出面的工作,例如拜訪廠商、學校,或是部分的小組會議可以直接見面開會不用透過網路,但沒想到一開學我們在高雄的人力幾乎都沒了,一部分是要回各自的大學上課,另一部分是原本高三畢業的學弟妹要上大學了,因此接下來的工作就更仰賴網路來進行。 曾有過創業圈的朋友對我們的人力資源分配很有興趣,他很好奇,一個成員分布在各地無法見面工作,甚至都是利用課餘時間運作的團隊,是如何將這個計畫實現的。其實我們也並非一開始就掌握了運用人力資源的方式,而是透過一次次的會議和工作逐漸了解如何開會、分配工作最能維持工作的節奏,並不是很困難的技巧,以下列舉出來讓大家參考。 我們的網路會議透過Google hangout的服務進行,不像Skype有參與人數的限制,需要另外付費才能使用,桌面分享的功能也讓每個人的簡報、工作進度可以隨時分享。有需要共同編輯文案或企劃時則使用Google doc,讓每個參與者可以即時更改文字編輯。如有檔案需要共享就用Google drive,或是Dropbox這種雲端硬碟,使用的工具都是大學生做小組作業時會用到的,全都是免費功能而且只需一個Google帳號就可以使用。 在工作開始前,我們都會製作工作時程表,訂出每個進度的完成時間,在每次會議的時候確認進度,或調整時程來符合現況,大部分會製作工作時程表的團隊總有個執著,就是一定非照進度表走不可,但有時真的計畫趕不上變化,只要能守住完成期限基本上都還是可允許的,而且在制定時程表時多預留一點時間給突發狀況也都是需要的。有時對那些比較常拖延交付時間的夥伴,我們會訂一個更早的完成期限,而真的死線(deadline)當然是不會告訴他囉。雖然這樣對他有點不好意思,但為了讓計畫順利進行只好對有過不良紀錄的夥伴撒點小謊了。 每一次的網路會議或見面會議我們都會盡量控制在兩個小時內結束,會議如果持續太長,大家的注意力就會大幅下降,產生的疲憊感會使大家無法專注、提出新的點子,因此主持人掌控會議進行的節奏就很重要了,主持人除了事先就要整理出討論項目,還要在進行時適當的將討論方向拉回主軸或將討論帶往下個項目,在會議中經常會有不小心聊開了或開始討論起其他事情的狀況發生,而最好在進行途中一邊確認會議項目,因為有時也會不小心漏掉某個主題。每次會議結束前還有一件重要的事情要做,就是訂定下一次的會議時間,以免解散後就很難再整理大家可以開會的時間了。這一方面也方便讓與會人員可以規劃自己下一次會議前的進度。 為了配合每個人可以工作的時間,並適度的讓大家參與,我們將可分頭執行的工作,或將作業的不同程序分配給大家,由組長進行核心的組織工作,待工作完成後做最後的統整,以這種工作模式盡量運用每一分人力。除了把工作分配下去外,組長平常也要主動去詢問每個人的工作狀況,不僅可以及早發現問題,也可以藉此達到督促的效果。每一次的會議前一天或當天都要再次提醒與會人員會議時間,以免有人忘記會議拖到大家的時間和整體進度。 團隊協作的工具這幾年越來越多,像Slack、Team等等,工具和方法都可以找到很多學習、使用的管道,最重要的還是團隊裡要有核心成員能夠掌握現有的資源(人力也是一種資源)、知道團隊目標,進而做出規劃、帶著大家一起執行,往目標前進。 |