在後製期進行的同時,首映會的籌備也逐漸展開。
首映會的意義在於發表我們這一段時間所努力的成果,所有工作人員的付出、來自各界朋友的幫助和支持都將在此開花結果向觀眾展現。先前我們不停的用行銷活動將大眾的注意力拉向我們,成為推動計畫前進的助力,以首映會為分界點轉而將我們的成果推向大眾,首映會作為接下來全台校園巡迴的起點顯得更加重要。 一場成功的首映會不僅是對我們自己成果的肯定,也將帶動後續校園巡迴的氣勢,帶來更多觀影人潮。在首映會中,作品的呈現只是其中一環,就和舉辦其他活動一樣,從參與者看見宣傳文宣開始、使用報名系統,到當天在首映會找到座位坐下……一直到最後離開首映會會場的每一個細節都會影響參與者對於這場活動和《飲料大作戰》這個品牌的印象,接下來也將和各位分享我們舉辦首映的過程,希望各位有所收穫。 活動前中後大致工作內容
在首映籌備開始前團隊內一直有個討論,就是關於首映是否收費的問題。
拍攝和後製的花費已經消耗了我們極大部分的經費,如果首映不收門票的話後續的校園巡迴可能很困難,而且收費活動可能也會對參與人數有影響。經過一連串的討論後,最後決定採免費入場的方式舉辦,而活動經費的問題則是再去尋求贊助,能有多少經費就辦多大的規模。會做這樣的決定一方面是考慮到金流的問題,也擔心消費糾紛的發生、稅金問題等等,另外也希望我們能夠將回憶分享給更多人,不希望因為收費成為我們的作品和大眾之間的阻礙。非常感謝雄中雄女校方和雄中雄女家長會給予我們贊助,首映會才能順利舉辦!另外也特別感謝雄中家長委員雪娥阿姨贊助我們升級成400人的大放映廳,從網路募資時期雪娥阿姨就開始給予我們協助,劇本中雄中媽媽載兒子送飲料的故事也是從雪娥阿姨那聽來的喔! 決定以免費活動的方式舉辦後就開始了首映活動的細節準備,從訂定首映時間開始都有一大堆要考慮的因素。為了預留校園巡迴的時間,首映日期選在大學期末考前一個月,規劃在首映後一個月內完成校園巡迴,不然放暑假後學校就沒有學生了!而五月又遇到母親節,因此必須避開母親節那個週末。另外也要考慮雄中雄女的月考時間,雖然之後都有安排兩校的校園場,但還是希望同學們可以一起來參與首映。 首映地點 首映地點我們找了幾間高雄市的電影院詢問報價進行挑選,雖然也有在雄中或雄女校內演藝廳舉辦的選項,花費會比在外面包場放映便宜非常多,但首映地點只有一個,而飲料日這個傳統是屬於兩校的,單獨選在哪一方舉辦都會對另一方不好意思,所以最後還是選在電影院舉行,是說在考慮這點時也曾提出兩校網路連線首映的方式,但考慮技術問題還是作罷了,網路現場連線的風險很高,一不小心斷線或是訊號延遲就會影響整個活動品質。在詢問過幾間我們認為交通地點適合的電影院報價後大致了解,包場的價格大約等於廳內座位數量乘以一般票票價,使用時間為兩小時。我們選定的時間為星期六晚上,有些電影院在熱門時段不開放包場舉辦活動,或假日有假日的包場價格,最後我們選擇位在高雄新堀江的奧斯卡影城作為我們首映的活動場地,鄰近高雄女中和捷運中央公園站,交通方便而且符合我們的預算。 關於找電影院放映的部分,可能大家會有一些疑問,怎麼我們的方式和一般在電影院放映的電影不同?一般的商業電影是電影院和片商協定電影院要用幾個場次、幾個廳在某一段時間放映,門票收入由電影院和片商五五分帳,大多是聽到以五五分帳的比例,但不同的片商可能會有不同的拆帳比例,由電影院和片商自己協調。而我們首映會的作法則是我們向電影院租下一個放映廳來放映我們自己的影片,電影院只向我們收取租金,不向觀眾收取費用,只是一次性的租借場地,是否向觀眾索取費用由我們活動主辦方自行決定處理。 電話詢問後我們也親自到現場進行場勘,搜集場地資訊作為活動規劃的參考資料,另外也約定時間進行試播,第一次在無人的戲院裡看著大螢幕上放映著自己完成的作品真是超感動的啊! 電影院試播
報名系統
首映會不同於先前我們舉辦活動,除了事先報名外,還要有現場驗票的機制,不能只是用Google問卷的方式來報名,還會有報名人數限制、重複報名等等的問題要克服。 先前曾使用Accupass參加過活動,每個報名者都會經由email得到一張電子票券,進場時只要出示電子票券,或是開啟Accupass App的QR code給工作人員掃描就可以了。非常方便,而且又能確認每個參與者的身分,工作人員也只要安裝Accupass的管理者App就可以將手機變成驗票機了! Accupass的活動頁面可以很方便的排版、插入圖片和影片,編輯自己的活動頁面,活動頁面設計的好壞也會影響參與者對活動的印象,特別是一些藝文活動的頁面如果做得不好可是會讓人在參與前評價就大打折扣的。活動資訊的呈現上也清楚的凸顯「活動名稱」、「活動時間」、「活動地點」這幾個重要資訊,順便再附上地圖,對一個活動參與者而言,少了這幾個資訊可就糟糕了。
不管對活動參與者還是主辦者來說,Accupass的使用方式都非常的容易,參與者只要在活動頁面選擇好票券種類、輸入基本資料、完成付款就完成報名了,付款方式有很多種選擇,如果是免費活動的話輸入完基本資料就完成報名囉!活動主辦者可以設定票券種類和數量,另外也能設定開放報名時間,配合一些開放購票倒數的宣傳。一般設定報名需填寫的資料多是姓名、電話、email,如果另外有需要報名者提供的資料主辦方也可以增加欄位,在後台都可以清楚看見每位報名者所提供的聯絡資料,如果有需要通知或提醒的話也有簡訊和email的方式可以直接在Accupass上使用。最讓活動主辦方頭痛的金流問題Accupass也有提供服務,只是每張售出的票券會收取新台幣10元的手續費,但比起自己建構一個金流系統來得划算太多了。Accupass不同人數的活動有不同的收費方式,但對一般小型的免費活動都是免費使用的,歡迎有舉辦活動需要的朋友去體驗看看唷! 那時好像正好Accupass在推高雄市場,因此還特別位我們做了一次電話專訪,真是受寵若驚XD(連結) 文宣製作
在文宣製作上分為實體文宣和網路文宣,實體文宣我們做了邀請卡、海報和DM。雖然已經使用了網路報名系統,但如圓石、雄中、雄女的貴賓還是要親自送上邀請卡比較禮貌。 海報的風格我們使用白色為基底,配合照片創造明亮清新的氛圍。在海報的製作上我們建議使用大量印刷,雖然大量印刷一次就是500、1000張起跳,但相較起小量輸出質感會比較好,而且便宜非常多。小量輸出一張大約150元,而大量印刷平均下來每張才2元左右,小量輸出多印幾張,就已經比大量印刷500張還貴了。不用擔心大量印刷印太多的問題,海報可是非常好用的!在首映會和校園巡迴的宣傳上都可以肆無忌憚的到處貼(記得事先要經過許可)、映後座談也可以當做送給觀眾的小禮物、演員簽過名後更是成為炙手可熱的紀念品呢!先前我們曾送給參與前導片和正片拍攝的臨演"放映會入場券",但後來我們決定首映和校園巡迴都採免費入場的方式後入場券也沒有了功用,我們就改變入場券的使用功能,改成可持入場券兌換簽名海報來回饋當時大力協助我們的臨演們。現在有很多印刷廠商都有網路服務,可以不用跑來跑去找廠商,有需要的朋友可以上網搜尋看看。 DM的目的在於使讀者能對我們的影片計畫有一個大致的概念,因此內容分為三個主軸:計畫過程、飲料日介紹、故事簡介。
希望DM讀者能藉此了解我們整個計畫的過程進而產生興趣,而不是單純的看部影片而已。另外在和美編姐姐討論方向時我們還有一個重點,就是希望減少這份DM的時效性,希望它能盡量在不同的場合使用,不要只限定在首映使用,如果沒發完會很可惜,之後的校園巡迴也都可以再用,而且一次印刷多一點也比較便宜。 後來想想其實減少時效性這個想法還蠻好的,那時怎麼沒有想到海報也用這樣的概念,後來在跑校園巡迴送海報的時候總覺得那個5/23不太對勁。
網路文宣的部份我們則是製作了宣傳圖片、粉絲頁封面和事先準備好的完售圖片,以及後來追加的第二波網路訂票宣傳圖。雖然不知道座位是否能被搶訂一空,但還是要事先準備好,到時侯發文才有氣勢啊!幸好最後真的被搶訂一空,而且在開放訂後80分鐘就完成了這項記錄,在Accupass的管理後台看著報名人數往上增加真的超刺激的呢! 貴賓、媒體邀請
邀請貴賓和媒體就和開鏡祈福儀式時一樣,只是這次數量更多、座位安排更加複雜,而且邀請的數量會影響到其他開放網路報名的座位數,因此邀請單位如果太晚回覆出席人數給我們,可是會很困擾的。媒體邀請可以使用開鏡祈福儀式統整下來的聯絡清單,如果可以的話也再多找一些可能會有興趣的記者資訊,如同開鏡儀式的邀請流程一樣,除了附上事先準備好的新聞稿、邀請卡外,也要親自打電話和對方聯絡,確認當天是否出席以方便保留座位。除了親自向合作廠商送上邀請卡外,也要記得邀請那些一直以來為我們付出許多幫助的朋友,為他們預留一個座位、一起觀賞我們的作品是我們能做的小小回饋。 除了對外來賓的邀請,還有我們自己內部的劇組人員,如四位主要演員,我們就必須要安排他們的交通行程,還有提醒當天穿著的服裝。對內部成員我們有給每個人兩張公關票的配額,也都要預先統計好名單才能釋出開放網路報名的名額數量。 現場準備給媒體的新聞稿
現場佈置
在很多活動裡,如影展、頒獎典禮、路跑等等都會準備一個背板或活動看板,除了作為現場的佈置使活動看起來更正式外,更重要的功能是提供參與者一個可以拍照的背景。在首映會現場,參與者主要做的事情就是欣賞影片,如果能提供一個使他們主動去做的事情就可以使我們和他們產生互動,而不僅是單方面的由我們提供活動內容。有了互動之後可以使參與者更加投入我們所舉辦的活動中,拍照後上傳社群網站更是提供了我們更多的曝光機會,藉此增加我們的宣傳度。我們各訂做了一個大型和一個長型的珍珠板看板,只在首映會和雄中雄女校園巡迴場使用。另外我們還有製作一個捲軸式看板,捲軸式的看板雖然小很多,但之後校園巡迴的時候帶著到處跑可是非常好用的呢! 首映活動的兩款看板
活動當天我們提前來到現場做場地佈置,而演員則是提早集合為海報簽名,每個人要簽200張,簽到大家手都軟了。首映會那天拿到簽名海報的朋友可是拿到熱騰騰的簽名呢!此時的天氣實在讓人擔憂,電影院外下著滂沱大雨,雖然網路報名的名額已經全部額滿,但還是擔心今晚來的人潮會受到影響。
首映場地規劃圖一
放映廳的出入口有左右兩個,我們分別規劃為貴賓簽到處和網路報名驗票口,將兩種入場方式分開以方便管理。貴賓、媒體和公關票我們採簽到方式入場,並在簽到的同時告知其座位區域,入場後由工作人員引導入座。會這樣做的用意是因為我們邀請的貴賓除了合作廠商和校方的代表人外,各單位都還有各自不同數量的保留席,如果沒有引導很容易造成混亂。各單位重要的代表人必須安排在最中央且方便進出的座位,以便隨時上台講話,如果沒有藉由簽到管制挑出重要代表人,讓代表人坐到不好的座位可是非常失禮的。
除此之外也在簽到後附上辨識貼紙,請他們貼在身上,以方便工作人員辨別。而網路報名則由工作人員驗票後入場,採自由入座方式,除保留席外座位皆可入座。另外我們還有設計候補區,只要活動開始後場內仍有空位就會開放候補進場,我們希望盡量讓想參加首映會的朋友們都有機會可以一起參與。 在首映之前統計好各單位的出席人數後,就要開始分配座位,重要代表人和媒體要安排在視野最好的位置,而各單位的保留席則是各別分區配置。安排座位最困難的地方就是它隨時都有變化,現場一定要有人是充分了解座位的配置,而且能夠馬上做出調整的。雖然事前做好規劃,但到了活動當天一定都會有變化,突然哪個單位少了幾個人、哪個代表人不能來、哪個重要人物突然冒出來要臨時安排座位等等,非常多的狀況要能現場立即處置。另外也要防止自由入座的參加者闖進保留區內,我們除了在座位椅背和走道旁標示出該排為保留席外,也在保留區最外側的四個角落安排工作人員引導入座,同時協助調整座位,避免有觀眾放置包包在座位上或觀眾與觀眾間留空位,這些使座位沒有被最大化使用的情況發生。
場地佈置圖二
在活動開始的時候,外場的工作人員也有工作要忙。
入場前和散場後放映廳外的空間有不同的使用目的,因此有不同的配置方式,必須善用參與者離開活動現場前的每一刻。入場前的重點在於使兩種不同入場方式的觀眾進場最效率化,而散場後則是發送禮物及飲料、兌換簽名海報的櫃檯區和觀眾合影區兩大重點。活動進行中外場的工作人員將原本位於兩邊入口的桌子合併,創造出可以放置要發送的禮品和兌換海報的區域。 兩個看板則移動到較廣的區域,並與櫃檯區做出區隔,讓想合影留念的觀眾有足夠的空間拍照,而且不會影響到櫃檯區的作業。我們在現場準備的小禮物是《飲料大作戰》的四款限量貼紙。會決定使用貼紙作為小禮物的原因主要是成本低而且傳播性高,我們希望可以看到拿到貼紙的朋友將貼紙貼在書包、筆記本、筆記型電腦等等的地方留念,只要他們帶著貼上貼紙的物品就是在為我們打廣告囉!原本也可考慮過製作徽章,但真的太貴了…(好想要) 在活動之後也和開鏡祈福儀式一樣,要立即將當日的活動相片和新的新聞稿傳給所有的媒體,不管會有多少媒體刊登,至少要盡量去爭取所有的機會。在首映隔天我們也要馬上蒐集所有有關首映的報導,報告給合作廠商作為我們的成果報告。報告完活動成果後緊接著就要開始宣傳校園巡迴的放映資訊、繼續安排各場次的事情,可不是首映後就可以放鬆了呢!
開球
在準備首映的時候我們很幸運的獲得了職棒義大犀牛隊的邀請,讓我們到了澄清湖棒球場開球,而且時間正是在首映的前三天,是一個非常難得的宣傳機會。義大犀牛正好在尋找和高雄相關的活動,身為高雄的職棒隊伍希望可以和高雄有更多的連結,相中了我們《飲料大作戰》雄中雄女的故事主軸,所以特別向我們提出邀請。能有這樣的機會我們當然是非常樂於參加,一般人有多少機會能站到職棒的球場中,而他們還希望我們能夠在開球前帶來一段表演,幸好我們的女主角白白大學是國標舞社的社長,經常代表社團參加表演比賽,因此我們就特別請白白準備一段國標舞表演囉! 開球當天白白和她國標舞的舞伴在開球前為大家帶來了一場精采的表演,表演後由白白開球、蓓蓓揮棒,我們的預告片也在球場的電視牆上播放唷!開球後現場的體育記者似乎對白白很感興趣,連續發了三篇新聞呢!真是個有趣而且難得的經驗! |