將列舉出來的企業清單分配給行銷組的成員,每個人負責各自分配到的企業聯絡工作,有些透過親友介紹、有些則是由客服電話和信箱,我們主要鎖定的對象是從高雄起家的幾個手搖杯品牌,如圓石禪飲、水巷茶弄等等,藉由高雄在地連結不僅洽談過程中更有親切感,未來合作上高雄品牌加上高雄校園文化也能成為一個賣點。在聯絡的過程中必須持續的追蹤,接洽人員因為忙碌而忘記呈給主管或轉給行銷部門是常有的事,因此送出企劃書後每隔一段時間就和承辦人連絡一下是非常需要的,但也不要太緊迫盯人以免造成反感,在連絡的過程中也可以從對話中蒐集對方公司內部的資訊,了解對方的組織架構,進而找到主要負責行銷部分的負責人,因為每間公司體制不同也各有各的文化,有些可能沒有專門負責行銷的部門也說不定,知道越多資訊越有助於未來我們在洽談過程中找到可以切入的點。
另外在和企業連絡前有一個很重要的事情必須釐清,就是彼此間合作關係的定位,一旦雙方沒有達成共識,合作關係就很難進行下去,在理解企劃的基礎上也會出現問題,為了節省後續談判的迂迴,在還沒開始出擊前就該想好自己要什麼、不要什麼、底線在哪,才不會最後反而自己辛苦又忙了一場空。 像這樣子的影片計畫,最注重的就是創作的主導權以及著作財產權的歸屬,身為創作者一定要想清楚自己應該保留什麼,而不是全部都送給他人。著作財產權應該比較容易明白,而創作的主導權就是指在拍攝內容的掌控權,創作者除了對贊助廠商負責任外,最重要的還是能不能給觀眾一個好的作品,有些比較弱勢的創作者就很可能被贊助方主導內容,導致最後的作品弄的四不像。因此最好在一開始就說雙方的權利義務,若在開始合作前對沒有共識,合作就會很難進行下去,因此從開始和企業聯絡的一開始就就應該給對方這樣的認知,在正式面談時還是要再重新講清楚比較好。 台灣企業可能對這塊沒有太多的認識,甚至有些會有花錢就是老大的心態,常常可以聽到很多不尊重創意工作者的案例發生。一般來講,僱主若想獨自擁有著作權財產權都需要另外再付一筆買斷的費用給製作方,例如在婚禮攝影或婚紗產業,有些業者會詢問是否願意讓被攝者的相片做為作品集展示,若願意則有優惠、不願意則是收取原價或另外加價,但現在由於大家對著作權法的知識不足和不健康的消費心態,常會有要求製作方無償渡讓著作權或身為贊助者卻提出不合比例的要求的情況,而製作方為了保住這個案子或贊助,就放棄了原本屬於自己應有的權利,甚至因為對方提出的要求而破壞了製作的品質。 展開連絡後我們陸續和幾間企業面談簡報,其中最讓我們驚喜的就是和圓石禪飲陳總經理的那次經驗。 我們來到位在高雄明誠路昂司洋成樓上的會議室,那天我才知道原來昂司是圓石的咖啡品牌,而且目前在高雄才有店面。陳總經理和其他我們見到的企業不同,有別於其他企業代表的熱情招待,陳總經理一臉嚴肅的進到會議室中,簡單交換過名片後我們就開始了簡報,不禁讓我們擔心接下來會不會發生甚麼難以應對的情況。 簡報的過程中,陳總經理一言不發的翻閱我們帶來的資料,偶爾抬起頭用銳利的眼神瞄一下正在進行簡報的我,使得我心情更是緊張,意想不到的是陳總經理大概在簡報進行到三分之一的時候突然開口,談起圓石禪飲剛創立時的故事、談起當時在高雄中山店裡遇到飲料日時的回憶。(圓石中山店距離雄中很近)原本面無表情的陳總經理在過往的故事中漸漸展開了笑容,飲料日對圓石禪飲來講也是他們很重要的記憶,最後說道他早就仔細看過我們的企劃,找我們來是想確認未來的合作對象長什麼樣子,而且我們提出的條件也都沒問題! 陳總經理突如其來的肯定答覆讓我們驚訝的一時說不出話來,我們之前遇過的經驗都是簡報後,再等對方和高層討論或和其他幹部討論後再回覆,早就做好簡報後要再等段時間才能知道結果的心理準備。將重要部分再次說明後,指定完雙方聯絡窗口就請我們開始進入準備合約的階段了。從昂司離開後,心情仍處在難以置信的狀態中,彷彿我們剛才進到了夢遊仙境似的,我們努力了這麼久的計畫終於踏出了第一步,我們終於可以開始拍片了!感謝所有夥伴們的付出,接下來要進入計畫的下一個階段了!在和各個企業見面的過程中,非常感謝監製竹君老師不辭辛勞的陪著我這個商場新手去和企業會談,多虧有老師才能順利掌控好每次會議的節奏,也因為有老師陪著,緊張的心情才安定了不少! 在陸陸續續和企業聯絡、見面後我們也想和各位分享一些我們在這過程中獲得的經驗:
1.及早進行洽談 大部分的公司每一年的預算都在前一個年度就已經規劃好了,如果是金額較高或是執行規模較大的活動,越早開始洽談越好,太晚提出的話就有可能遇到對方已經沒有預算可以使用的狀況,就算對方很想合作可能也只能等到明年有預算才行了,或是可能只剩下很零星的資金能做小筆的贊助而已,我們想做這種年度行銷企劃的話提早一、兩年就開始商討執行內容都不為過。執行時間越長、預算金額越高的企劃越早開始籌備越好,才不會遇到明明很想合作卻因為準備時間不足,沒有預算可以合作的窘境。 2.找出與品牌結合的方法和關聯性 結合的方法指的就是合作雙方如何用最適合的方式互相結合、增加彼此的價值,例如我們就是用品牌置入、專屬微電影、搭配行銷方案等等的方式為彼此創造出可能獲得最大利益的方法,每種活動企劃都有不同的屬性,找出自已與對方最適合的合作方式,增加自己對對方的吸引力和價值。而關聯性則有許多切入的方向,例如地域 — 同是來自高雄、飲料 — 就是我們的主題、日式風格 — 我們想走的路線等等,每間企業都有不同的背景和性質,找出可以互相連結的部分,可以更拉近彼此之間的距離,使談話的過程更加順利。 3.抓住對方在意的點 如先前所說的,每間公司注重的地方都不同,有些在意企劃可以為他們帶來多少知名度、有些希望藉此提升自己的企業形象、有些企業是想回饋社會盡企業的社會責任、有些在意企劃的理念、希望贊助努力的青年……等等,這些都可以從和對方的對話內容中找到線索,一旦發現線索就該緊緊抓住,展現我們所擁有且對方在意的那部分來出擊。 4.盡量找到可以做決定的人 如果能直接見到董事長就不要再透過客服了。在剛開始蒐集聯絡方式時,能拿到越上層的電話越好,大部分的公司都是金字塔型的組織結構,基層人員沒有太大的決策權力,如果從最下層開始找起,企劃往往需要很長的時間轉介才會到擁有決定權的人面前,甚至還要透過一次又一次的會議,而且還有可能花了大量的時間聯絡、見面簡報,最後還是沒有成功取得合作,因此要盡量爭取和決策階層見面的機會,以免花費許多時間和精力卻還是一場空。 5.洽談時靈活反應、堅守底線 在洽談合作或是贊助時不一定以金錢來完成協議,有時也會有商品贊助,這時就必須思考這樣的成果是不是我們所要的?取得這些資源夠不夠我們完成計畫?就如我們先前所說,一種商品只能有一間贊助廠商,如果現在接受了這個比較差的條件就意味著我們失去了和另一間廠商取得更優成果的機會,也就是機會成本的概念,每一次的議價都必須小心謹慎,了解自己是否有能力以對方所提的條件完成企劃。商品贊助也有商品贊助可以運用的地方,例如作為網路活動、現場有獎徵答的獎品等等,但也有聽過直接拿去變賣換成現金的方式,畢竟拍片是很需要現金的。如果要舉簡單一點的例子的話,其實就像菜市場裡在喊價一樣,買賣雙方心裡都有一個底線,當雙方在價值取得共識時就是成交買賣的時候,有時用少收零頭的方式、有時再多跟老闆要一把蔥來調整交易價值的共識,換個方式想其實就跟大金額的交易案差不多了,買方都希望買便宜一點、賣方都希望可以獲得更高的利潤,更大型的交易案如果成交金額出現問題可就不是多送你一把三星蔥可以解決的,特別當我們是處在賣方的角色時,更是要小心。如果對方願意提供的資金連我們的基本花費都不夠時我們就不可以接受。我們並不期望能藉這個企劃獲利,但至少希望能不要因此賠錢,大家都是秉著對飲料日的熱忱而聚在一起,付出時間精神和努力,怎麼可能還要大家花自己的錢呢? 在幾次契約的來回修訂後,雙方正式簽屬了契約,很幸運的,我們獲得了圓石禪飲的支持,開始了我們接下來一系列的拍攝準備。 其實圓石禪飲正是我們最想合作飲料品牌清單中的第一名,從最初劇本開始發想時就是以高雄市中山路上的圓石來設定。在我就讀雄中的時候(2007-2010),大約也是圓石剛剛創立沒多久的時候,還記得那時每次去到圓石都是滿滿的人潮,想買到可得排隊排上好一段時間,那時圓石在我們心目中的地位和其他飲料店完全不一樣。另一方面也是喜歡他們文宣那種簡約清新的風格,而我們的影片也是採同樣的設定,能和高中最喜歡的飲料品牌一起為高中重要的飲料日文化留下回憶真是太好了!圓石也很用心,還特聘請了攝影師拍攝相片來製作海報,宣佈我們的合作正式開始! 在整個企劃的進行過程中,圓石禪飲非常尊重我們的創意,沒有介入我們在影片創作上的想法,要能找到這種的合作對象可是可遇不可求的呢!但在合作的過程中也必須細心維護彼此之間的關係,合作不是在簽完合約後就結束了,建立適當的溝通系統有助於彼此在計畫進行過程中互相提供協助,以下和各位分享我們和圓石之間的溝通模式,讓大家參考。
1.建立群組,定期回報工作進度 現在通訊軟體很方便,只要建立群組就可以讓很多人同時看到訊息,我們會將進度每週以條列的方式回報到群組中,回報時也盡量附上工作照片或圖片,以便理解回報內容及建檔保存。在溝通上我們建議將每個不同的事項以條列式的方式列出,一方面閱讀方便,若有問題也可以針對其中事項討論,若回報內容沒有整理或全部混在一起將增加彼此溝通上的障礙,小技巧和大家分享。 2.邀請出席相關活動
例如我們所舉辦的開鏡祈福儀式和首映會都是我們的重要活動,邀請合作夥伴出席也是應有的禮貌和尊重,但除了這些公開活動外,如校園海選、拍攝日程、校園巡迴也都應告知合作對象,雖然不是大型公開活動,但也可以邀請對方來參觀,了解我們的工作狀況,拉近彼此的距離。 3.活動後匯報 像開鏡祈福儀式和首映會這種大型、有媒體報導的活動,我們會在隔天蒐集剪報和網路新聞截圖加上活動照片另外製作一份報告,來說明活動的狀況,而不是等到每週回報時間。另外像校園海選的部分,我們也有做最後結果的報告,並解釋獲選原因,畢竟影片最後會在圓石的店面播放也代表著圓石的門面,雙方對演員的選擇上也應有一定的共識。 校園海選,為拍攝準備開跑的第一個活動…… |